Modern IT - Modern Workplace - Modern Collaboration

Allgemein

Delve – Dokumente mal anders

Innerhalb der Office 365 Familie gibt es eine Vielzahl an Produkten in denen man sich verlieren kann. Eines davon ist Delve, auch wenn es das Produkt schon lange gibt, so ist es doch bei vielen Personen ohne Verwendung. Das möchte ich gerne ändern.


Nun zuerst einmal, muss man einsehen das Delve doch verschiedene Zwecke erfüllt. Zum einen ist es ein Ort an dem wir unsere Dokumente gliedern können und zum anderen ein Ort an dem wir etwas über unsere Kollegen erfahren können. Das gesamte Thema „My Analytics“ lasse ich jetzt im ersten Schritt beiseite, dazu gesondert mehr.

Dokumente in Delve

Frage: „Wozu brauche ich eigentlich einen Ort zum gliedern meiner Dokumente? Dafür gibt es doch OneDrive und SharePoint Bibliotheken.“
Antwort: „Ja und Nein.“

Denn wenn wir uns auf die Arbeitsweise von Office 365 einlassen und auch die Kollegen anstatt Excel Listen zu versenden, diese teilen, haben wir schnell das Szenario das Dokumente die für mich wichtig sind gar nicht mehr in meinen Ordnern liegen. Präsentationen für Kunden liegen in verschiedenen OneDrive´s und die Kalkulationen für das neue Produkt bekommt der Chef auch nur noch via Link.
Die neue Arbeitsweise führt zu einer Reduktion an Datenhaltung und auch weniger bzw. kleinerer E-Mailverkehr (im Übrigen ein Pluspunkt für die Migration zu Exchange Online).

Aber wie finde ich denn nun meine bzw. die Dokumente der Kollegen wieder? Die E-Mail mit dem Freigabe Link in einen extra Ordner ist eine Möglichkeit und auch OneNote Notizbücher mit den Freigabelinks habe ich schon gesehen. Doch Microsoft liefert die Lösung direkt mit: Delve.
Denn wenn ich mich im Office 365 Portal (portal.office.com) einlogge und hier auf das Produkt Delve gehe, sehe ich sogar Dokumente von denen ich nicht wusste das ich Sie habe.

 

2018-02-19_19-41-48

 

Wie kommen die Dokumente in diese Ansicht?

Das ganze beschert uns der Office Graph. Dieser durchsucht die gesamte Office 365 Welt nach Dokumenten auf die wir Zugriff haben, egal ob im Exchange Online, SharePoint Online oder OneDrive. Somit kann ich auf einen Blick sehen wo ein Dokument liegt, sei es nun mein OneDrive oder das von Kollegen, eine SharePoint Online Seite oder auch E-Mail Anhänge in meinem Postfach.

Kurzer Werbeblock: Das Dokumentenmanagement unserer ERP-Lösung funktioniert natürlich auch mit SharePoint Online und somit sehe ich auch Dokumente unserer ERP, praktisch!

Und jetzt kommt die Funktion „Boards“.
Über den im unteren Bild markierten Button kann ich meine Dokumente mit „Tags“ versehen und somit werden diese einem „Board“ hinzugefügt.

2018-02-19_19-52-27

Das bedeutet ich nehme einfach verschiedene Dokumente und kann diesen x Tags geben und anschließend Dokumente nach Tags anzeigen lassen. Somit kann ein Dokument gleichzeitig als „Preisliste“ und auch als „Office 365“ getagt sein und egal wonach ich suche, ich finde das Dokument.

Meine „Boards“ finde ich über die Suche wieder.

2018-02-19_19-57-30

Und damit sind wir auch bei der „Suche“. Diese ist unglaublich mächtig und durchsucht alles auf das ich Zugriff habe. Somit muss ich nicht mehr überlegen wo ein Dokument lag, auch wenn ich es noch nicht getagt habe.

Delve Profile

Nachdem wir uns das Thema Dokumente in Delve angesehen haben kommen wir nun zu der zweiten Funktion. Wer einen SharePoint On-Premises einsetzt kennt eventuell die Funktion „Meine Webseite“ (MySite). Diese wird in SharePoint Online, neben OneDrive, mit dem Delve Profile abgelöst.

2018-02-19_20-02-03

Diese Seite gibt es für jeden Kollegen und ich kann neben den typischen Punkten wie E-Mail Adresse und Telefonnummer auch ein kleines Organigramm und eine eigene Beschreibung der Person oder Position sehen.

Auch hier gibt es wieder Funktionen des Office Graph, den hier sehe ich direkt eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente mit der Person.


Also für mich ist Delve ein tägliches Werkzeug und gehört zu einem strukturiertem Office 365 Konzept. Noch Fragen?

%d bloggers like this: